Är e post offentlig handling avgift

Ett enkelt samt effektivt sätt för att lämna ut duplikat från allmänna handlingar är för att skicka dem per e-post. inom takt tillsammans med ett ökande digitalisering, en periodvis nedstängt samhälle samt starka förväntningar från allmänheten ökar trycket på myndigheter för att skicka handlingar per e-post.

Dock uppstår vissa frågor angående myndigheten är kapabel ta betalt för en sådant utlämnande samt vilket avgifterna bör uppgå mot. inom denna bedömning redogör seniore juristen samt JP Infonets kunnig Gastón Fernández Palma för några från dem frågor likt myndigheter behöver förhålla sig mot när detta gäller för att ta betalt nära en digitalt utlämnande från handlingar.

MÅSTE MYNDIGHETER LÄMNA UT HANDLINGAR PER E-POST alternativt inom en ANNAT DIGITALT FORMAT?

Det koncis svaret är nej.

Av 2 kap.

16 § tryckfrihetsförordningen (TF) framgår bland annat för att den liksom önskar ta sektion från ett allmän papper äger rätt för att mot ett fastställd betalning få enstaka avskrift alternativt kopia från handlingen mot den sektion handlingen får lämnas ut.

Avgift på grund av duplikat från handlingar såsom skickas tillsammans med e-post.

detta framgår dock uttryckligen för att enstaka myndighet ej är ansvarig för att inom större utsträckning än vilket såsom följer från team lämna ut ett upptagning för mekaniserad behandling inom ytterligare struktur än utskrift.

Det är ovanligt för att detta finns bestämmelser likt ställer krav på myndigheter för att lämna ut duplikat per e-post.

ett sådan bestämmelse finns dock i 13 kap. 1 § lagen angående bank- samt finansieringsrörelse. från den framgår för att Bolagsverket bör lämna ut information samt handlingar ur bankregistret inom elektronisk struktur ifall detta skulle begäras.

Utöver dem undantag såsom äger nämnts innebär paragrafen inom TF för att ett myndighet liksom huvudregel bara behöver lämna ut papperskopior från allmänna handlingar.

detta tål dock för att påpekas för att detta ej är förbjudet för att lämna ut duplikat per e-post alternativt på en annat digitalt sätt. likt stöd för denna slutsats kan 9 och 10 §§ i förordningen ifall tiden för tillhandahållande från domar samt beslut, m.m. nämnas.

från dem nämnda paragraferna inom förordningen, såsom bland annat gäller för statliga förvaltningsmyndigheter, framgår för att angående ett papper bör tillhandahållas är huvudregeln för att denna bör skickas tillsammans brev, ifall ej något annat äger begärts. angående detta är lämpligt får dock ett papper dock skickas tillsammans elektronisk brev alternativt på annat sätt tillhandahållas inom elektronisk form.

FÅR MYNDIGHETER TA BETALT FÖR en UTLÄMNANDE samt HUR bör AVGIFTEN BERÄKNAS?

Det bör inledningsvis påpekas för att myndigheter enbart får ta ut avgifter för produkter samt tjänster likt den tillhandahåller angående detta följer från enstaka team alternativt förordning alternativt från en särskilt beslut från regeringen (3 § avgiftsförordningen).

Utlämnande från allmänna handlingar i enlighet med avgiftsförordningen

Reglerna kring rättigheter samt ansvar för myndigheter för att ta ut avgifter finns främst inom avgiftsförordningen.

från dess 15 § framgår för att enstaka myndighet bör ta ut enstaka betalning i enlighet med bestämmelserna i 16–22 §§ för för att den efter särskild begäran lämnar ut bland annat ett kopia alternativt avskrift från allmän papper alternativt ett utskrift från ett upptagning för automatisk databehandling.

Utöver detta sagda uppstår även frågan angående hur massiv betalning vilket bör tas ut nära en utlämnande samt hur denna bör beräknas.

från 16 § inom avgiftsförordningen framgår för att ifall ett beställning omfattar tio sidor alternativt mer, bör betalning tas ut för duplikat från allmänna handlingar samt för utskrifter från upptagningar för automatisk databehandling i enlighet med 15 §. Avgiften för enstaka beställning från tio sidor är 50 kronor.

För varenda blad därutöver är avgiften 2 kronor. Myndigheten får besluta angående undantag från detta angivna ifall detta finns särskilda skäl.

Utlämnande från allmänna handlingar inom digital form

Som detta är kapabel noteras finns detta inget likt särskilt tar sikte på en digitalt utlämnande.

ett vanligt förekommande tolkning från paragrafen är för att enstaka digital kopia från enstaka allmän papper är för att jämställa tillsammans med ett papperskopia samt för att myndigheter bör ta betalt per blad vilket lämnas ut.

Däremot besitter detta inom praxis slagits fast för att 15 § 1 inom avgiftsförordningen endast tar sikte på duplikat inom motsvarande struktur, inom första grabb papperskopior (se HFD 2013 ref.

21 och Kammarrätten inom huvudstaden, mål nr 4805-14). inom kammarrättens mål, såsom gällde tillhandahållande från en förundersökningsprotokoll på 2 400 sidor på ett CD-skiva, anförde kammarrätten bl.a.

Kostnaden till för att ta sektion från allmänna handlingar inom pappersform existerar noga reglerad inom avgiftsförordningen.

för att redan ordvalet ”utskrift” inom 15 § avgiftsförordningen tyder på för att detta bara är duplikat inom pappersform likt avses samt omfattas från bestämmelsen.

Mot bakgrund från nämnda domar är slutsatsen därför för att detta ej finns utrymme för myndigheter för att ta ut avgifter för utlämnande från digitala duplikat.

detta finns heller ingen skyldighet för att göra så i enlighet med nyss nämnda bestämmelse.

Att tillhandahålla automatisk databehandlingsinformation i enlighet med avgiftsförordningen

Nästa fråga blir då ifall detta finns andra bestämmelser vilket kunna bli tillämpliga på nuvarande situation.

Den bestämmelse vilket skulle behärska existera tillämplig på en digitalt utlämnande från duplikat från allmänna handlingar finns i 4 § första stycket 8 samt andra stycket inom avgiftsförordningen.

från 4 § första stycket 8 framgår för att ett myndighet får, ifall detta är förenligt tillsammans med myndighetens arbetsuppgift i enlighet med team, instruktion alternativt ytterligare förordning, mot betalning tillhandahålla automatisk databehandlingsinformation inom ytterligare form eller gestalt än utskrift. Dock anger andra stycket för att produkter samt tjänster i enlighet med första stycket bara får tillhandahållas ifall verksamheten är från tillfällig natur alternativt från mindre omfattning.

Av praxis samt förarbetsuttalanden får detta anses stå uppenbart för att statliga myndigheter genom 4 § 8 avgiftsförordningen ges en allmänt bemyndigande för att ta ut avgifter för en digitalt utlämnande (jfr mot modell HFD 2013 ref.

21, SOU 2010:4, s.

Du besitter korrekt för att kostnadsfritt ta sektion från allmänna handlingar inom myndighetens lokaler, (2 kap 15 § TF). ni äger även korrekt för att ta sektion från ett allmän papper mot enstaka fastställd betalning genom för att ett fåtal ett avskrift alternativt kopia från handlingen, (2 kap 16 § TF).

172 och SOU 2020:82 s. 69 f.). detta förmå inom denna sektion särskilt noteras för att detta inom skälen mot den ursprungliga utgåvan från bestämmelsen angavs för att rätten för att ta ut enstaka betalning för upptagning för automatisk databehandling innebar för att enstaka myndighet gavs stöd för för att, utöver skyldigheterna i enlighet med TF för att lämna ut fakta på sidblad, mot betalning lämna ut allmänna handlingar på ADB-medium, exempelvis enstaka diskett (se regeringens förordningsmotiv 1992:3 s.

7).

Vad gäller andra stycket angående för att tjänster enbart får tillhandahållas angående verksamheten är från tillfällig natur alternativt från mindre omfattning äger detta bland annat uttalats för att detta ligger inom sakens natur för att utlämnande från allmänna handlingar, detta önskar säga när en tillhandahållande görs efter enstaka begäran inom en enskilt fall, knappast någonsin förmå artikel ett myndighets huvuduppgift alternativt kärnverksamhet.

detta är därmed från tillfällig natur inom den fras likt avses inom bestämmelsen samt bör samtidigt anses artikel förenligt tillsammans med enstaka myndighets aktivitet.

Många handlingar finns lagrade elektroniskt samt kunna skickas tillsammans med e-post.

inom sammanhanget besitter detta även noterats för att detta finns enstaka möjlighet för myndigheter för att lämna ut allmänna handlingar inom elektronisk form eller gestalt angående detta är lämpligt samt då i enlighet med den tidigare nämnda förordningen ifall tiden för tillhandahållande från domar samt beslut, m.m.

lyfts (SOU 2020:82 s. 70).

Utöver detta äger detta angetts för att angående enstaka myndighet däremot regelmässigt alternativt inom större omfattning på eget initiativ tillhandahåller upplysning inom elektronisk struktur, krävs en särskilt bemyndigande för för att enstaka betalning bör behärska tas ut.

en sådant bemyndigande är kapabel ges mot myndigheter från regeringen tillsammans med stöd från 3 § inom avgiftsförordningen. en sådant bemyndigande förmå exempelvis ges inom ett myndighetsinstruktion. såsom modell besitter inom denna sektion nämnts 13 § förordningen tillsammans med instruktion för Bolagsverket och 30 § förordningen tillsammans instruktion för Lantmäteriet (SOU 2020:82 s. 71).

Det förmå avslutningsvis påpekas för att detta ej finns en krav inom paragrafen ifall för att myndigheter måste ta betalt för en sådant utlämnande likt för tillfället är för handen.

Hur bör då avgifterna i enlighet med 4 § avgiftsförordningen beräknas?

I samt tillsammans med för att 15 samt 16 §§ inom avgiftsförordningen ej gäller måste myndigheter förhålla sig mot andra regler nära beräkningen från avgifter.

från 5 § framgår för att för avgifter vilket tas ut i enlighet med 4 § första stycket 8 får myndigheten själv, upp mot full kostnadstäckning, besluta angående storleken på avgifterna ifall ej regeringen besitter föreskrivit något annat. Avgifterna bör beräknas så för att dem helt täcker verksamhetens kostnader (full kostnadstäckning).

Det sagda rymmer ett sektion tolkningsutmaningar såsom vad full kostnadstäckning innebär.

från dem nämnda förordningsmotiven framgår inom denna sektion bland annat följande. Myndigheter bör beräkna dem idag aktuella avgifterna på en sådant sätt för att myndighetens kostnader för verksamheten täcks. Detta innebär för att intäkterna, nära enstaka viss beräknad volym, bör täcka samtliga tillsammans med verksamheten direkt alternativt omväg förenade kostnader.

Myndigheterna får dock själva besluta angående för att avgifterna bör täcka all alternativt delar från dess kostnader för verksamheten täcks. en skäl för för att sätta avgifterna lägre kunna artikel för att ej syftet tillsammans med verksamheten bör motverkas. detta finns vidare en utrymme för överuttag från avgifter dock enstaka begränsning är då för att angående avgiftssättningen syftar mot intäkter vilket uppenbart överstiger statens kostnader är detta enstaka fråga för riksdagen. (Regeringens förordningsmotiv 1992:3 s.

8 f.)

Frågan äger vidare behandlats inom detta ovan nämnda betänkandet. inom detta anges bland annat för att kostnader likt äger en samband tillsammans tidigare led ej är kapabel täckas utan en särskilt bemyndigande (se mot modell Grunddata – inom samhällets tjänst, SOU 1997:146, s.

129). detta är således kostnader för för att tillgängliggöra samt tillhandahålla informationen inom en visst fall vilket kunna täckas, detta önskar säga marginal-kostnaderna. detta anges vidare för att inom dessa kostnader ingår samtliga kostnader för för att hantera beställningen, detta önskar säga materialkostnader, kostnader för programmering, bearbetning tillsammans med mera (SOU 2010:4, s. 186).

Kostnader för tidsperiod likt går åt för för att utföra beställningen får ingå, inom form eller gestalt från personalkostnader tillsammans en pålägg för för att täcka ett skälig andel från gemensamma kostnader för mot modell ledning, detta önskar säga OH-kostnader, för respektive myndighet (jfr ESV 2015:63, s.

21). (SOU 2020:82 s. 71 f). Ytterligare kostnader liksom är tänkbara för att ta tillsammans med är kostnader för själva avgiftshanteringen, detta önskar säga fakturering, medelshantering tillsammans mera.

Frågan ifall vad liksom får respektive ej får tas tillsammans inom beräkningen är komplex samt delvis situationsbunden då förutsättningarna är kapabel variera.

inom vissa fall förmå detta röra sig ifall för att enstaka myndighet måste ta fram samt scanna in handlingar medan handlingarna inom andra fall är kapabel finnas inom färdiga filformat. detta finns även andra faktorer liksom är kapabel skilja sig åt.

Följande hållpunkter förmå dock tjäna vilket vägledning nära bestämmandet från avgifter.

• Vid en ”vanlig” begäran ifall utlämnande från allmänna handlingar får ej kostnader tas ut för för att ta fram samt sekretesspröva ett papper.

  identisk princip gäller även för digitala utlämnanden då detta är ”tillgängliggörandet samt tillhandahållandet” såsom avgiftsbeläggs.
  
  

• I dem fall en ”vanlig” begäran angående för att ta sektion från allmänna handlingar skulle nekas på bas från för att detta ej skulle existera fråga om ”rutinbetonade åtgärder” förmå all hanteringen avseende en digitalt utlämnande avgiftsbeläggas.

  Myndighetens bedömning angående när gränsen passeras bör dock vägleda avgiftens storlek. angående detta exempelvis rör sig ifall för att skillnaden utgörs från en (1) 60 minuter är kapabel man ifrågasätta rimligheten inom för att ta ut enstaka betalning för läka hanteringen samt ej enbart för den ytterligare timmen.
  
  

• I dem fall den begärda informationen finns inom färdiga filformat alternativt den lämnas ut inom filformat bör kostnaden för utlämnandet artikel minimal.

  såsom nämnts får enstaka myndighet ej ta ut avgifter för för att sekretesspröva enstaka papper. nära avgiftsuttag i enlighet med 4 § avgiftsförordningen är detta marginalkostnaden såsom bör täckas vilket innebär för att detta rimligen enbart är dem arbetsuppgifter likt sker efter sekretessprövningen likt bör avgiftsbeläggas, detta önskar säga tiden för eventuell scanning från sekretessprövade pappershandlingar, kryptering från filer, skickandet från handlingen tillsammans med mera.
  
  

• Översändande från USB-minnen samt DVD-skivor kunna avgiftsbeläggas.

  detta kunna finnas flera skäl mot för att ej skicka e-postfiler utan för att ladda ner informationen på en USB-minne alternativt bränna ner den på ett DVD-skiva. Även detta moment tar tidsperiod, vilken förmå avgiftsbeläggas, dock även själva detta fysiska mediet kostar samt kunna således avgiftsbeläggas. inom en sådant fall handlar detta ifall för att ta ut enstaka betalning likt motsvarar styckkostnaden nära inköpet.

Det sagda är liksom sagt komplext samt föremål för tolkning.

Visst ytterligare stöd förmå hämtas inom detta nämnda betänkandet tillsammans med hänvisningar.

AVSLUTANDE KOMMENTARER

Det finns några sista aspekter vilket bör nämnas eftersom dessa behöver beaktas när detta gäller arbetet tillsammans för att avgiftsbelägga utlämnande från duplikat från allmänna handlingar inom en digitalt format.

• Skapa underlag för hållning samt ett taxa/avgiftsuttag

I samt tillsammans med för att allmänheten förväntar sig digitala utlämnanden är detta god för att inom förväg kartlägga vilka moment vilket går utöver ett ”vanligt” utlämnande.

Om ett papper existerar allmän bör den genast alternativt därför snart likt möjligt vid stället tillhandahållas utan betalning mot den liksom begär detta, därför för att handlingen är kapabel läsas, avlyssnas alternativt vid annat sätt uppfattas.

detta är först när man äger en sådant underlag likt detta går för att avgöra ifall dessa extra moment är så grundlig för att dem bör avgiftsbeläggas alternativt ej. Vidare skapar detta förutsättningar för för att tidsätta olika moment samt på så sätt behärska överblicka detta sysselsättning myndigheten lägger ner på dylika utlämnanden. 

• Bestäm myndighetens hållning

För för att effektivisera samt främja enhetlighet samt likabehandling är detta viktigt för att redan inom förväg bestämma sig för hur myndigheten bör förhålla sig mot digitala utlämnanden.

Utöver kostnader måste andra faktorer beaktas. Dessa rör bland annat servicenivå, IT-säkerhet, informationssäkerhet samt dataskydd. Frågor såsom kunna behöva besvaras är: Vilka risker finns tillsammans med digitala utlämnanden? förmå oss hantera dessa? Vilka är för- samt nackdelarna för myndigheten samt allmänheten?

Efter detta generella ställningstagandet behöver man även ta ställning mot mer operativa frågor. Hur bör utlämnanden ske? bör man tillåta individer för att själva lämna in ett USB-sticka likt myndigheten laddar ner informationen på?

Av dess 15 § framgår för att enstaka myndighet bör ta ut ett betalning i enlighet med bestämmelserna inom 16–22 §§ på grund av för att den efter speciell begäran lämnar ut bland annat ett kopia alternativt avskrift från allmän papper alternativt enstaka utskrift från enstaka upptagning på grund av automatisk databehandling.

bör man ständigt skicka filer per e-post? bör dessa inom så fall krypteras? vilket krävs för detta? färsk programvara alternativt utbildning? Oavsett vad man beslutar sig för är detta viktigt för att registrera samt kommunicera ställningstagandena.

Även angående avgiftsförordningen ej ställer upp en uttryckligt krav på för att myndigheter bör ta fram enstaka taxa för dem för tillfället nämnda situationerna är detta god för att besluta angående enstaka sådan när så är möjligt.

Dels effektiviserar detta utlämnandet samt dess hantering, dels främjar detta agerande rättssäkerhet, förutsebarhet samt enhetlighet. Genom för att dessutom informera angående denna taxa på ett webbplats inom anslutning mot resultat ifall hur allmänheten bör göra för för att ta sektion från allmänna handlingar får individer klar data ifall hur myndigheten agerar kring utlämnanden samt vilket sådana är kapabel kosta.

En papper likt lämnas ut vid stället existerar ständigt avgiftsfri oavsett ifall detta existerar originalhandlingen alternativt enstaka klädd i maskeradkläder kopia liksom den arbetssökande tar sektion av.

detta finns dock inget hinder mot för att inom varenda enskilt fall besluta angående avgiftens storlek. 

• Bestäm avgiften för enstaka timme

I vissa fall är detta ej möjligt för att besluta angående enstaka generell taxa per utlämnande då varenda utlämnande är kapabel artikel så särpräglat.

inom dessa fall är detta därför viktigt för att inom vart fall besluta angående den timtaxa likt myndigheten bör ta ut. enstaka sådan taxa kommer även för att behövas vilket en underlag nära beslut angående taxor.

• Samråd tillsammans med Ekonomistyrningsverket

Av 7 § i avgiftsförordningen framgår för att avseende avgifter såsom myndigheter tar ut bör den vart tredjeplats år samråda tillsammans med Ekonomistyrningsverket ifall dessa.

Samråd bör även genomföras angående myndigheten avser för att väsentligt förändra ett betalning alternativt ta ut ett fräsch betalning. Utöver detta är detta även viktigt för att nämna 8 § som anger för att myndigheten bör på begäran från Ekonomistyrningsverket lämna fakta angående dem produkter samt tjänster vilket myndigheten tar ut avgifter för.

Ytterligare god upplysning kring såväl samrådsskyldigheten liksom andra frågor kopplade mot 4 § finns inom Ekonomistyrningsverkets handledning ifall för att ta betalt tillsammans 4 § avgiftsförordningen (ESV 2015:45).

Av Gastón Fernández Palma, senior jurist på Finansinspektionen.
Ursprungligen publicerad inom JP Förvaltningsnet.

Publicerad 4 mar 2022